Velike je veličine (475 x 455 x 575 mm) i dolazi s velikom ladicom za 500 listova. Pisač se može naknadno opremiti dodatnim modulima papira ukupnog kapaciteta 2600 stranica. Kućište ima kompaktnu strukturu, svi moduli za ulaz i izlaz papira nalaze se unutar obrisa glavnog kućišta pisača. Ništa se ne izdvaja i proizvođač je čak dizajnirao udoban ormar s kotačima za pisač. Upravljačka ploča je vrlo složena, ali zahvaljujući logičnom rasporedu svih tipki, nitko ne bi trebao imati problema s radom pisača. Jednobojni zaslon s pozadinskim osvjetljenjem nije velik, ali više je nego dovoljan za ugodan rad uređaja ili promjenu njegovih postavki. Odmah do nje nalaze se dodatni gumbi pomoću kojih možete kretati kroz softversko sučelje.
Uređaj ima vrlo opsežne funkcije skeniranja dokumenata koje se može automatski spremiti na mrežu, na stolno računalo ili poslati izravno na e-mail ili u FTP mapu. Nažalost, Kyocera je jedini proizvođač koji nije polirao sučelje pisača poslatih na naš test. Na prednjoj strani kućišta nalazi se USB HOST utičnica, ostala sučelja za spajanje pisača na LAN mrežu (gigabitna mrežna kartica), izravno na računalo (USB) ili telefon (faks) nalaze se na stražnjoj strani kućišta. Utikač kabela za napajanje skriven je u posebnom udubljenju, a iz pisača strši samo kabel. To umanjuje rizik od oštećenja napajalnog modula tijekom npr. Premještanja uređaja.
Uključeni toner daje nekoliko tisuća stranica, ali maksimalni kapacitet tonera dovoljan je za 12 500 stranica. Kyocera Ecosys M3040DN nudi niske troškove tiska s obzirom na cijenu i učinkovitost tonera (PLN 0,03). Pored toga, posjeduje sjajan keramički bubanj kapaciteta 300.000 stranica (najveći učinak među multifunkcionalnim uređajima). Uz pravilno provedene inspekcije trebalo bi dugo trajati. Modul za ispis i skeniranje (40 stranica u minuti) nudi dobru kvalitetu ispisanih ili kopiranih dokumenata uz održavanje velike brzine rada. Ulagač dokumenata velikog kapaciteta (75 listova) omogućuje vam kopiranje čak i velikih dokumenata brzinom do 40 ppm. Pisač radi vrlo tiho (51,4 dB), proizvođač je pripremio i dodatni tihi način rada (48,9 dB).